Frequently Asked Questions for Hotels

¿Por qué he recibido esta notificación de una solicitud de grupo?

Somos una agencia de viajes en línea especializada en grupos. Al recibir una solicitud del coordinador de grupo se la enviamos a nuestros miembros hoteleros registrados y a cualquier hotel específicamente solicitado por el cliente. Cuando recibes nuestro correo electrónico y no estás registrado puedes seguir el enlace a nuestro sitio, el cual tiene los detalles del grupo. A la izquierda verás un enlace para registrar a tu hotel y publicar una oferta. No hay un cargo para registrarse y no hay cuotas de afiliación. Somos una agencia que trabaja por medio de comisiones. La comisión se debe pagar por las habitaciones utilizadas después que el grupo haga su registro de salida del hotel.

¿Existen cuotas de afiliación?

No, no existen cuotas para ser un hotel miembro y publicar ofertas para nuestros grupos. Somos una agencia que trabaja por comisión, por lo tanto cuando publicas tu oferta se te solicitará que proveas una tasa de comisión sobre tu precio de grupo (normalmente el 10%).

¿Cómo filtro las solicitudes de los grupos?

Una vez te hayas registrado, puedes configurar tu cuenta en la sección de 'Preferencias de mi cuenta' para que se te envíen exactamente las solicitudes de grupo que desees. Puedes filtrar los grupos por habitaciones/noche, presupuesto, tipo de grupo, mínimo de noches por estancia y más. Estos filtros permitirán a cada gerente de ventas recibir solamente los clientes y grupos dentro de su segmento de mercado. Cada gerente de ventas del hotel puede tener su propia cuenta y configurar sus propios filtros.

¿Le añaden un porcentaje a nuestros precios de grupo?

No, no incrementamos tus precios. El precio de grupo que le ofreces al grupo es el precio que obtendrán si deciden finalizar un contrato. Los grupos finalmente le pagan al hotel directamente por las habitaciones. Nosotros no cobramos pagos del cliente.

¿Cómo me entero si mi oferta ha sido seleccionada?

En el caso que una de tus ofertas sea seleccionada por el cliente para su consideración, se te notificará por correo electrónico con la información de contacto del cliente e instrucciones sobre cómo contactarlo para finalizar el contrato. En este momento, el cliente también tiene instrucciones de contactarte al teléfono provisto en tu cuenta. La mayoría de hoteles en esta etapa envían los documentos del contrato o llaman al cliente para obtener una confirmación por medio de una tarjeta de crédito. Es posible que también tengas que contestar cualquier otra pregunta que tenga el coordinador del grupo.

¿Por qué no han sido seleccionadas mis ofertas?

Primero, por favor asegúrate que hayas leído nuestra sección de Ayuda. Al publicar una oferta hay que considerar varias cosas. Debes tener en cuenta el presupuesto del cliente, la clasificación de estrellas deseada y cualquier especificación que el cliente pueda solicitar (esto es, área para banquetes o proximidad a un punto de interés). En el caso que estés poniendo atención a todos estos elementos y no estés recibiendo el negocio de nuestros grupos, deberías mirar la sección de Mis estadísticas. Esta sección te dará retroalimentación sobre las razones por las cuales los grupos no han estado eligiendo tu hotel.

¿Qué debo hacer si nuestro hotel no tiene disponibilidad después de haber publicado una oferta?

Puedes dejar la oferta como tal ya que está restringida a que exista disponibilidad o puedes tomar un paso extra y darle seguimiento con una notificación de 'No disponibilidad' para hacerle saber al grupo que ya tienes tu cupo lleno. El cliente debe finalizar los detalles directamente contigo, así que en este caso le puedes hacer saber con anticipación que ya no tienes disponibilidad.

¿Cómo borro/cambio mi oferta?

Siempre puedes borrar una oferta utilizando el botón de 'Borrar' que se encuentra en todas las ofertas de tu Resumen de cuenta.. Además, siempre puedes publicar una nueva oferta dirigida a cualquier solicitud de grupo y la nueva oferta reemplazará a la anterior.

¿Qué significa la fecha de caducidad de la oferta?

La fecha de caducidad de la oferta es el campo en donde puedes especificar la duración de tu oferta después que el cliente la recibe por primera vez. El cliente puede contactarte sobre su estancia, pero tu ya no estás obligado a ofrecerle la misma oferta después de esta fecha. (En otras palabras, puedes cambiar tu precio después de la fecha de caducidad de la oferta). Esto es una técnica efectiva de ventas para motivar a que el cliente te contacte lo antes posible.

Cuando un cliente contacta a tu hotel directamente después de enviar una solicitud de grupo por medio de HotelPlanner, el hotel pagará a HotelPlanner una comisión basada en la cantidad real cobrada al cliente por las habitaciones, como compensación por referir el grupo al hotel, incluso si el precio cambia.

¿Nos pueden enviar un formulario W9: Solicitud de Identificación Fiscal?

Sí, Haz clic aquí para descargar nuestro formulario W9 de Identificación Fiscal en formato .pdf.

¿Si un agente de viajes reserva habitaciones por medio de HotelPlanner.com, le debemos pagar el 10% a ustedes y el 10% al agente de viajes?

No, únicamente tendrás que pagarnos el 10% y nosotros nos aseguraremos que el agente de viajes reciba su comisión rápidamente. Todas las comisiones siempre son pagadas a nuestra atención.

¿Tienen un número de IATA?

Sí,, por favor envíanos un correo electrónico para obtener nuestro número.

¿Qué es una fecha límite?
  • Es la fecha antes del registro de llegada cuando las reservas bajo el bloque del grupo ya no serán aceptadas.
    Ej. Supón una fecha de llegada del 15 de junio
  • Una semana de fecha límite significa que las reservas bajo el bloque de habitaciones del grupo al precio negociado ya no será aceptado a partir del 8 de junio y las habitaciones restantes serán liberadas para poder ser reservadas por el público en general.
¿Qué significa dejar habitaciones no utilizadas?

Existe una cantidad mínima de habitaciones dentro del bloque de habitaciones que deben ser utilizadas y/o últimamente abonadas.

Ej. Si 100 habitaciones son reservadas en un bloque para el grupo y el cliente solamente utiliza 50 habitaciones, un acuerdo de habitaciones no utilizadas del 60% significa que el cliente es responsable por el pago de por lo menos 60 habitaciones (60%).

¿Podrán ver otros hoteles o el público las tarifas de grupo que envíe?

No, solamente el coordinador del grupo verá tus precios. Nunca publicamos tus precios de grupo enviados mediante nuestra empresa.

Además, otros hoteles no podrán ver tus ofertas para los grupos y tu no podrás ver las de ellos.

¿Cuál es la política de cancelación para mis ofertas?

Cuando publicas ofertas, el campo de cancelación es la política de cancelación para cada reserva individual de habitación una vez que sea reservada dentro del bloque del grupo. La cancelación general para el bloque de habitaciones será cubierta por tu política sobre habitaciones no utilizadas y por cualquier depósito que le hayas solicitado al grupo.

¿Qué significa requerir un depósito para el grupo?

Puedes especificar el depósito que solicitas, caso por caso, cada vez que publicas una oferta para un grupo. Puedes introducir la cantidad del depósito como un porcentaje basado en el precio total de las habitaciones reservadas o como una cantidad fija.

¿Qué significa el impuesto total?

Por favor, introduce el total de todos los impuestos federales/estatales/locales/etc. sobre las habitaciones.

Ej. Si tu hotel tiene un 7% de impuesto estatal y un 3% de impuesto municipal, entonces introducirás 10% como el impuesto total.

El precio estimado no incluye impuestos por lo que le dará una idea a nuestros clientes sobre la cantidad de impuestos que deben pagar en tu destino.

¿Qué significa el campo llamado 'Otras tasas misceláneas'?

Este campo es para tasas misceláneas obligatorias sobre el precio de las habitaciones, por ejemplo, una 'Tasa del resort', 'Tasa por limpieza' o 'Tasa obligatoria sobre la venta de habitaciones'. Normalmente son cantidades pequeñas, tales como 3 Euros por habitación por noche.

Puedes dejar este campo en blanco o introducir 0.00 si no tienes estos precios fijos adicionales u otros impuestos.

¿Qué es un impuesto fijo?

Por favor introduce el total de todas las cantidades de impuestos federales/estatales/locales obligatorios por habitación por noche.

Ej. Si tu hotel tiene un impuesto fijo de la ciudad de 2 Euros por habitación por noche, además de cualquier cantidad porcentual de impuestos, entonces debes introducir 2 Euros.

¿Cómo me comunico con ustedes?

Cualquiera de nuestros agentes está disponible para ayudarte durante nuestro horario de atención::

Teléfono: 1-800-898-1347
Correo electrónico: Hotels@HotelPlanner.com