¡Enhorabuena! Has recibido el título oficial de "planificador de eventos" para el siguiente acontecimiento. Como parte de esta nueva responsabilidad, tendrás que considerar varias opciones para organizar el evento perfecto. Te recomendamos leer los siguientes consejos para aprovechar al máximo tu presupuesto...
1) Época del Año/Fechas: Algunos lugares tienen una temporada alta y una baja. Dependiendo de las fechas, se puede encontrar diferencias de precios significativas. Además, si tu grupo puede reunirse durante o alrededor de alguna fiesta es buena idea que se lo comuniques a hotel planner.
a. Busca: Si ya has seleccionado una ciudad, averigua las fechas en que la ciudad tiene grandes festivales, convenciones, acontecimientos especiales (p. ej. el Super Tazón o la Copa Mundial), etc. que puedan afectar a tu evento. Si todavía es posible cambiar las fechas, planifica tu evento para que no coincida con los acontecimientos principales de la ciudad. Si tu evento cae en las mismas fechas, puede que cueste más y que sea más complicado para tus invitados.
2) Pauta de Día de la Semana: Muchos hoteles tienen una mayor necesidad de huéspedes o eventos ya sea durante el fin de semana o durante la semana. Por ejemplo, un hotel en un parque corporativo puede resultar ideal, pero ofrece mejores precios durante el fin de semana. Por el contrario, puede que haya un resort que tenga dificultad atrayendo clientes entre semana y ofrezca mejores precios durante esos días.
3) ¿Son los precios de hotel que he recibido para una persona por habitación o pueden hospedarse varias personas en la misma habitación? Muchas veces, un precio puede estar dentro de tu presupuesto, pero si tu grupo requiere habitaciones que acomoden hasta cuatro personas, puede ser que en este caso los precios por persona sean diferentes. Esto añade de $10 a $30 USD por persona por cada habitación. Cuando solicites los precios, asegúrate de seleccionar los tipos de habitación correctos para que los precios del hotel para grupos sean los más exactos.
4) Busca los costos adicionales en tu pantalla utilizando el botón para ver la información del hotel que se encuentra a la izquierda de cada una de las propuestas de los hoteles: ¿Cobra el hotel algún costo por ser considerado un resort? ¿Existen cargos de aparcamiento? ¿Permiten mascotas? Si la respuesta es sí, ¿existe algún depósito o cargos adicionales? ¿Exigen otros cargos obligatorios además de los impuestos por las habitaciones? Estos cargos pueden irse sumando hasta alcanzar una cantidad significativa. Algunos de estos costos pueden ser negociados dependiendo de tu evento y de las políticas del hotel.
a. Fíjate si en el precio está incluido algún otro servicio: algunos hoteles incluyen el desayuno, acceso al gimnasio del hotel o su servicio de Internet gratuito con la compra de una habitación. Estos servicios adicionales no sólo te ahorran dinero sino que añaden a la experiencia de tus invitados en el hotel. Los servicios adicionales se muestran en la sección de comentarios de las propuestas de los hoteles, justo debajo del precio del hotel para tu grupo.
5) Alimentos y bebidas: Si estás planificando un banquete durante tu visita, incluye esta información en tu solicitud. Esto asegurará que sólo los hoteles que puedan cumplir con tus necesidades responderán. Además los hoteles con salones para banquetes te darán más descuentos en tu bloqueo de habitaciones y otros servicios si tu grupo también está usando sus servicios de alimentos y bebidas y sus instalaciones para banquetes. Una vez hayas localizado un hotel con todos los servicios que necesitas y que esté dentro de tu presupuesto, utiliza el botón para contactar al hotel para que te envíen sus opciones de menús. Revisa que el cargo por servicio e impuestos esté incluido. Además de los precios del menú, estos cargos pueden añadir de 20 a 40% al total. Si deseas ahorrar en esta área:
a. HotelPlanner.com intentará negociar de un 20% a un 50% de descuento en el consumo alimentos y bebidas por tu grupo. Revisa la sección de comentarios de las propuestas de los hoteles para ver estos descuentos.
b. Prepara un menú y el costo total que esperas pagar para negociar con el hotel. Por ejemplo, propón un desayuno que incluya varios panecillos, zumos y café o té por un precio total de $tu presupuesto por persona, y averigua si el hotel puede cambiar su menú para coincidir con tu presupuesto. La mayoría de hoteles utilizados por Hotel Planner incluyen el desayuno gratuito para tu grupo. Este servicio adicional también se muestra en la sección de comentarios del hotel.
c. Echa un vistazo a los menús de los restaurantes del hotel. Si tu grupo es pequeño, es posible que quieras aprovechar comer en el restaurante del hotel o en un establecimiento cercano.
6) Equipo Audiovisual: Comunica tus requisitos de equipo audiovisual a tu representante de ventas de hotel planner y solicita una cotización individual. El reproductor LCD es un aparato caro de alquilar. A veces es una mejor inversión comprar tu propio equipo. Sin embargo, consulta con tu representante para averiguar si existen cargos de "conexión" por utilizar equipo que no sea propiedad del hotel.
7) Alquiler del Salón: Si el número de habitaciones o de personas en tu grupo es igual al número de personas en tu evento, estarás en una mejor posición para negociar el alquiler de un salón o área de eventos. Si tu grupo requiere espacios para exhibiciones, un gran número de divisiones o un salón más grande (por ejemplo, para 100 personas y estás reservando 10 habitaciones por noche), espere tener que pagar alguna cuota por el salón. Hotel Planner puede negociar para obtener el alquiler del salón complementario si: a) tu grupo está reuniéndose durante un "período de necesidad" (p. ej. el fin de año y/o durante la temporada baja); si tienes un gran costo por bebidas y comidas por habitación por noche (p. ej. tus invitados estarán consumiendo desayuno, almuerzo, meriendas y cena en el hotel); c) si tu evento requiere el uso de todas las habitaciones del hotel seleccionado.
8) Proximidad a las actividades: ¿Estás pensando que tu grupo tenga varias noches libres o planificarás actividades para ellos en otros lugares fuera del hotel? En cualquier caso, si los invitados pueden ir a pie a varias de las atracciones locales y éstas se encuentran a unos pasos del evento principal, apreciarán no tener que pagar un taxi, sacar su coche del aparcamiento o tratar de encontrar los sitios en una ciudad que no conocen. Si estás planificando tales actividades, el transporte a otros lugares puede ser un costo significativo. Si seleccionas un hotel cerca de los lugares que estás considerando, y los invitados pueden hasta caminar, ese sería un costo que puedes ahorrarte. Haz clic en el botón de información del hotel para ver un mapa de las áreas vecinas con una lista de las atracciones locales cercanas a la derecha del mapa y la distancia de cada atracción al hotel. Hotel Planner también puede clasificar todas tus opciones de hoteles por distancia a cualquier lugar en específico. Selecciona la casilla que se encuentra encima de las ofertas de los hoteles para reclasificarlos de esta forma.
9) Transporte: Si tus invitados están volando al lugar del evento, haz una búsqueda rápida de los precios de billetes aéreos durante las posibles fechas de tu evento. Si estás considerando varias ciudades, puedes encontrar que los precios para viajar a una son más razonables que las demás. De la misma forma, utiliza el botón información de los hoteles a la izquierda de cada propuesta para ver los detalles sobre los servicios disponibles de autobuses y taxis desde el aeropuerto y el tiempo que lleva llegar del aeropuerto al hotel seleccionado.
10) Instalaciones y servicios adicionales: Tu representante de Hotel Planner siempre solicitará si tu grupo puede obtener una suite gratis en lugar de una habitación regular o el uso gratuito de alguna de las instalaciones del hotel (p. ej. servicios del spa) para uno de tus invitados VIP. Estas atenciones especiales serán apreciadas por tu grupo y pueden ser obtenidas a ningún costo para ti.
11) ¡Y una ventaja más! Una habitación complementaria por cincuenta: Esto es un beneficio estándar en la mayoría de hoteles. Por cada cincuenta habitaciones que sean utilizadas por tu grupo, una es gratis. Algunos hoteles ofrecen esta opción solamente cuando tu grupo utiliza cincuenta o más habitaciones POR NOCHE. Y otros hoteles te darán un crédito en base al total cumulativo. También hemos visto que algunos hoteles ofrecen una habitación gratis por un cupo de cuarenta habitaciones o hasta menos. Hotel Planner trabaja con varios hoteles que ofrecen una habitación gratis con tan sólo reservar 10 habitaciones por noche. Esta oferta estará dentro de la sección de comentarios de la propuesta del hotel para tu grupo.
¡Buena suerte y felices negociaciones! ¡Estás en camino de planificar el evento perfecto!